HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM PRINTSHOP MAIL

Trước tiền tìm hiểu về ngành in dữ liệu biến đổi là gì ?

Ngành in dữ liệu biến đổi, hay còn gọi là “variable data printing” (VDP), là một lĩnh vực trong ngành in ấn, tập trung vào việc in ấn các sản phẩm mà nội dung in có thể thay đổi một cách linh hoạt, tùy theo thông tin của từng đối tượng nhận hoặc theo từng đơn hàng cụ thể. Với công nghệ này, bạn có thể cá nhân hóa từng sản phẩm in mà không cần thay đổi quá trình in chung.

Kỹ thuật in số nhảy là gì ?

Kỹ thuật in số nhảy (hoặc “jumping numbers”) là một thuật ngữ trong lĩnh vực toán học và kỹ thuật in ấn, thường liên quan đến việc in số theo một cách đặc biệt, với mỗi số trong chuỗi có sự chênh lệch nhất định giữa các giá trị liên tiếp, thay vì tăng đều.

Ví dụ, nếu bạn in một chuỗi số nhảy từ 1, số tiếp theo có thể là 3, rồi 5, rồi 7… thay vì một chuỗi đơn giản như 1, 2, 3, 4. Kỹ thuật này có thể được sử dụng trong các ứng dụng như số serial, mã vạch, hoặc các số liệu không yêu cầu thứ tự tuần tự nhưng lại có các bước nhảy lớn hơn giữa các số.

Ở một số lĩnh vực in ấn hoặc mã hóa, kỹ thuật này cũng có thể được áp dụng để tạo ra các mẫu số hoặc dữ liệu có thể dễ dàng phân biệt hoặc kiểm soát.

Ứng dựng Printshop mail và công dụng 

Và chúng ta sẽ tìm hiểu về một ứng dụng có tên là Printshop mail đây là một trong những ứng dụng hiệu quả nhất được sử dụng trong in kỹ thuật số, nhầm phục vụ chuyển các dãy số theo thứ tự hoặc không theo thứ tự, bao gồm các dãy số ngẫu nhiên, code.

Printshop mail cho phép chúng ta tạo ra các con số, hoặc dãy số được lập trình bằng lệnh để thay đổi theo trình tự, ngẫu nhiên các dãy số hoặc con số đó. Thay vì cứ mỗi lần thay đổi các con số trong một sản phẩm hay một bảng thiết kế,…. thì ta cứ mỗi lần thay đổi con số theo cách thủ công như chỉnh bằng tay, chỉnh lại số trên file,….

và việc đó mất rất nhiều thời gian, ảnh hưởng không nhỏ trong quá trình làm việc của chúng ta với khách hàng, thời gian sẽ dài hơn và rất là tốn sức.

Vì thế, ứng dụng Printshop mail sẽ là công cụ giúp chúng ta có thể xử lí việc thay đổi các con số một cách dễ dàng hơn và sẽ rút ngắn thời gian làm việc. Đồng thời chất lượng cũng sẽ được cải thiện và tiện dụng hơn rất nhiều đối với một số ngành như : in ấn, thiết kế, Marketing, chăm sóc sức khỏe, giáo dục,….

Đây là hình ảnh ứng dụng Printshop mail :

Hướng dẫn sử dựng Printshop mail trong in số nhảy

Đầu tiên ta sẽ khởi động ứng dụng Printshop mail

Giao diện phần mềm khi khởi động

 Ta sẽ làm quen với thanh công cụ của ứng dụng Printshop mail, sẽ có những công cục rất quan trọng trong việc tạo ra dữ liệu số nhảy

và bước quan trọng đầu tiên là ta sẽ cài đặt setting cho Printshop mail

Sau đây sẽ là những bước cơ bản để cài đặt setting của Printshop mail

Bước 1: Cài đặt máy in & khổ giấy in (chú ý máy in phải hỗ trợ Poscript mới có thể in trực tiếp từ Printshop mail).

Ta sẽ cài đặt máy in và khổ giấy mà chúng ta cần chạy dữ liệu ( Chú ý : Máy in phải được hỗ trợ ứng dụng Pocsript thì máy in mới có thể in trực tiếp từ Printshop mail )

Mở ứng dụng lên ta sẽ cài đặt setting như sau :

Vào phần trên gốc trái màn hình ứng dụng file --> chọn vào Page setup 

Sẽ hiện ra bảng setting ta sẽ đổi dữ liệu từ KONICA MINOLTA C 1070/C 1060PS sang Adobe PDF ta sẽ chọn vào change… phía trên bên phải của Printer 

Dòng Name : KONICA MINOLTA C1070/C1060PS sẽ có muỗi tên đi xuống ta sẽ đổi sang Adobe PDF 

Và chọn xong ta sẽ nhấn OK 

Ở trong mục Page setup này ta sẽ không thể thay đổi được kích thước của khổ giấy nên ta phải nhấn vào ô Advanced dưới góc trái

hiện ra bảng như hình :

ta sẽ bỏ dấu tích của dòng thứ ba, xong ta chọn vào phần Paper/Quality trên góc trái

Khi chọn vào Paper/Quality dưới góc phải ta chọn vào Advanced sẽ hiện ra bảng điều chỉnh kích cỡ giấy ta chọn phần Paper Size có mũi tên xuống

khi nhấn vào mũi tên ta sẽ có một dãy số liệu giấy ta chọn vào PostScript Custom Page Size 

Sau đó sẽ hiện ra bảng kích cỡ để điều chỉnh khổ giấy

ta sẽ điều chỉnh kích thước khung giấy ở đây cho thích hợp với file mà ta sẽ đưa vào để chạy dữ liệu, còn bên phải ta sẽ điều chỉnh đơn vị của khung giấy sao cho phù hợp

Sau khi cài đặt xong nhớ chọn OK để lưu lại cài đặt

xong ta sẽ vài phần Edit —> chọn  Preferences ta sẽ bắt đầu chỉnh sửa ở phần Items without database phần này ta sẽ chỉnh số trang mà ta cho dữ liệu chạy

Ví dụ: có thẻ cào ta muốn chạy dữ liệu số serial từ 1 cho tới 1000 thì ta sẽ chỉnh Items without database thành 1000 trang

Ta sẽ tiến hành tạo các vị trí số nhảy vị trí tạo số nhảy là Place Variable Text, ta sẽ chọn Place Variable Text để tạo một Textbox lên vị trí khổ giấy nơi mà ta muốn chỗ đó

các con số thay đổi liên tục.Chúng ta sẽ có công thức tạo là gồm có tên và dấu @ trước và sau ví dụ : vị trí đó ta có con số đầu tiên bắt đầu chạy thì sẽ là @sonhay1@

Nhìn qua thanh công cụ sẽ thấy Place Variable Text

ta sẽ dùng công cụ này để vẽ một vùng dùng để điền vị trí số nhảy vào sau đó dùng

tùy vào chỗ in chúng ta sẽ tạo một vùng text sau đó dùng Edit mode để viết mã lên trên chỗ cần in rồi đặc vào chỗ cần in trên sản phẩm

Print Shop Mail sẽ hiểu là  textbox này có 1 biến số có tên sonhay1 nội bội dung sẽ thay đổi theo yêu cầu củng chúng ta. Vì lúc này ta vẫn chưa “lập trình” để truyền nội dung cho nó nên khi click chuột ra ngoài,( textbox) dòng chữ đã ghi sẽ không hiển thị gì hết

Tiếp theo ta tiến hành lập trình nội dung

nhấp chuột phải vào Text Box vừa tạo và chọn Edit Expression để chúng ta sẽ bắt đầu lập trình về số nhảy

sau khi nhấp vào sẽ hiện ra một bảng thông báo cho chúng ta

ở trên là để chúng ta điền tạo một mã code để lập trình ra hệ số nhảy từ 1 đến 1000

ở dưới phần Functions ngay mũi tên kéo xuống một chút ta sẽ thấy được chữ “COUNTER”

kế bên chữ “COUNTER” có dáu ba chấm chúng ta nhấp chọn vào để hiện lên một cái bảng thông tin

sau khi nhấp vào dấu ba chấm sẽ hiện ra một bảng thông số như sau:

Để tạo chuỗi số biến đổi, ta sử dụng hàm lệnh “COUNTER”. Hàm này gồm 5 tham số, có kí tự như sau

COUNTER(A,B,C,D,E..) 

trước tiên ta phỉa hiểu về hàm lệnh Counter này đã

Ta gọi chúng là A B C D E

A chính là một con số bắt đầu biến đổi VD : 1 – 1000 thì số 1 là số bắt đầu

B là con số kết thúc chuỗi biến đổi VD : Ta sẽ bắt đầu biến đổi từ con số 1 ( 1 là số bắt đầu ) và đến 1000 thì (1000 là số kết thúc )

C là bước nhảy của số biến đổi VD : nếu ta chỉ bước nhảy là 1 sẽ nhảy theo thứ tự 1,2,3,4,5,6,7,…. thì nếu chỉnh số bước nhảy là 2 thì sẽ là 1,3,5,7,9….

D số lượng con số trong chuỗi số nhảy VD : ta đặc lệnh chạy từ 1 đến 5000 thì số lượng số ở đây đặc là 4 ( chạy từ 0001-4999 )là có đủ số để chạy đến 5000 hoặc

có thể ta sẽ để dư số hơn tùy mỗi người

E:  lệnh TRUE này ta sẽ mặc định vì nó trả số không về đằng trước còn False là không có số không VD : 000123, 00123, 0123 đây lệnh TRUE

VD : Ta sẽ có đơn in dữ liệu số nhảy từ 1 – 1000

ta sẽ nhập lệnh counter như sau : Counter(1,1000,1,5,TRUE)

khi mà bảng thông số hiện lên ta nhập số liệu như sau :

nhấn OK sau khi nhập xong, rồi sẽ hiện bảng thông báo lên sẽ có một dòng lệnh như hình:

ta nhấn OK để tiếp tục

sau khi đã lập trình xong thì dòng chữ @sonhay1@ sẽ trở thành số 00001 đây là con số mà ta đã lặp trình cho nó nhảy từ 1-1000

lệnh @sonhay1@ đã trở thành con số 00001 và bây giờ ta muốn kiểm tra xem nó chạy như thế nào thì sẽ nhìn góc trái có thanh chuyển trang

Record là con số bắt đầu of 25 ( 25 này là số trang khổ giấy và ta có thể điều chỉnh nó bằng với con số kết thúc là 1000 )

để kiểm tra dùng các mũi tên để duy chuyển các trang và xem các con số đó nhảy từ 1,2,3,4,5,6,…. 01000

khi ở trang 1 thì số nhảy sẽ là 00001 và đến trang thứ 33 thì số nhảy sẽ là 00033

sau khi đã kiểm tra các số nhảy xong thì ta muốn duy chuyển nó đúng với vị trí muốn in hoặc các gốc cạnh mà ta muốn

thì ta bấm tổ hợp phím ctrl + 6 sẽ hiện ra bảng điều chỉnh :

trên bảng sẽ có đầy đủ các công cụ để ta có thể điều chỉnh màu sắc, góc độ tùy thích dựa vào đó

để điều chỉnh cho phù hợp vị trí với khổ giấy

Xong dữ liệu ta sẽ tiến hành in ra giấy

ta sẽ tổ hợp phím Ctrl+P hoặc vào menu File --> Print

ta sẽ đọc và chọn ra các trang phù hợp để in

– All records: in toàn bộ các trang ( in và xuất ra toàn bộ các trang mà bạn đã chọn )

– Record range: chọn in từ trang này đến trang kia ( VD :bạn chọn in từ trang 1 đến trang 10 thì máy in sẽ in theo ý bạn )

– Current record: in trang hiện tại ( Trang mà bạn đang chọn sẽ chỉ in và xuất duy nhất trang đó )

VẬY LÀ CHÚNG TA ĐÃ LÀM QUEN CƠ BẢN ỨNG ĐỤNG PRINTSHOP MAIL

HƯỚNG DẪN TẠO BIẾN ĐỔI DỮ LIỆU TRONG PRINTSHOP MAIL

thông tin số liệu và dữ liệu trong in ấn là thông tin bao gồm mã số mang giá trị của sản phẩm, mã code, kí tự, mã số thứ tự

Và bây giờ mình sẽ hướng dẫn các bạn tạo mã dữ liệu seri để chạy trên ứng dụng printshop mail

Cách 1 : các bạn có thể vào trang web : https://ban365.net/tao-du-lieu-bien-doi/ ( để tạo dữ liệu biến đổi )

Cách 2 : ta có vào exel để nhập công thức và tạo một dữ diệu biến đổi theo nhiều dạng:

mình sẽ tạo một dữ liệu biến đổi bao gồm chứ và số như sau

vào exel ta chọn cột A điền số 1

cột B ta điền A1

mục đích là để la nhận diện được để sau khi dữ liệu hoàng tất ta đưa vào printshop mail và ta chạy sẽ nhập tên dô và sẽ nhận diện được đâu là

mã cào và đâu là số thẻ và số seri

công thức sẽ là : =CHAR(RANDBETWEEN(65,90)) & TEXT(ROW(A1),”0000″) nhập vao exel

rồi tra sẽ để cột A rồi kéo ô công thức xuống để tạo dữu liệu

cần bao nhiêu dữ thì sẽ tạo bấy nhiêu tạo dư cũng đc không xài thì xóa

bên cột B ta ghi a1 sẽ là phần cào của thẻ rồi ta cũng kéo xuống

phần này mình sẽ làm 500 mã bạn muốn tạo nhiều thêm thì kéo xuống thêm

thì phần 1 và a1 sẽ là 2 phần chạy trên printshop mail ( ‘1’ LÀ SỐ SERI, ‘a1’ sẽ là thông tin phần cào )